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加快藏品管理现代化步伐,促进博物馆信息资源共享

邢淑霞

早在10多年前,文化部下文指出,“为了加强博物馆的现代化建设,各地博物馆可根据本馆的经济及人才条件,逐步使用计算机管理藏品”。中共十五届五中全会通过的《关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》也把加快信息化建设放在了十分突出的位置。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。加强信息资源的开发和利用,实现博物馆自动化、网络化、数字化是目前不少博物馆努力的方向。广东革命历史博物馆也和兄弟馆一样,与时俱进,积极探索实现藏品计算机管理的新路子,与广州经纬系统有限公司联合开发出《广东革命历史博物馆藏品管理系统》。现已对10000多件藏品的名称、总分类号、分类号、质地、年代、级别等数据进行计算机的输入,从藏品的入库、查询、统计、清单处理、口令管理等方面来看,达到预期目的。现结合本馆在推进藏品管理计算机化中的具体做法,谈点体会,抛砖引玉。

一、软件开发的基本原则

选择或开发系统软件,是博物馆实现计算机管理的关键性环节。因此,必须以本单位的人、财、物状况和实际需要为依据,首先确定系统的使用范围、目的,明确建设哪些数据库和平台,然后选择或开发合适的系统软件。

(一)找准立足点,从实际出发,是选择系统软件的关键。比如,就本馆的规模从全国范围来看,只能算是中小型博物馆;从财力来说,不可能一次投资几十万或上百万;从藏品数量来看,只是18000多件;从人力来看,保管部只有6个人,其中包括档案资料员、复制和征集人员,真正从事文物库房管理的仅有2个人,专门成立一个信息管理中心几乎是不可能的。基于以上情况,在选择系统软件时,不要好高骛远,若选用河南博物院、故宫博物院、上海博物馆等大单位的数据库、平台、服务器,目前在设备和人员方面都不具备条件。因为,要实事求是地确定自己的目标和方向,选择那些既适合小型博物馆的需要,又符合国家文物局《博物馆藏品管理办法》的有关规定和《博物馆藏品保管工作手册》中对“藏品保管工作电脑化”要求而开发的系统软件。同时又要结合本馆的工作程序和内容,以文物藏品档案的保管、以总登记帐为主线,检索为核心,兼顾统计、库房管理等功能。

(二)研究藏品管理系统。确定建立什么样的藏品管理系统之后,就要寻找适合本馆馆藏的系统。为此,我馆从有关资料上仔细研究目前博物馆使用的各种系统情况,如云南省博物馆和成都市博物馆与有关单位开发出的系统,并多次打电话咨询系统的优缺点。对北京文物局《精宝藏品管理系统》和上海晨熙科技发展有限公司《e—Museum 博物馆综合管理信息系统》的使用版进行研究。到本市中山图书馆、广东省档案馆、广州美术馆亲手操作图书、档案、博物馆管理系统。通过对各种管理系统的比较,认为直接引用哪一家的管理系统,都会存在这样或那样的不足,只有开发自己的管理系统,才能适合本单位的库房管理情况。

(三)开发商。通过对上述单位管理系统的研究,发现可以在广州美术馆的管理系统基础上,结合本单位的特点,开发适合本馆的管理系统。那么,与哪个单位的合作,对系统开发关系重大。因此,寻找技术力量强、售后服务好,能提供良好的后续服务和有偿或无偿升级换代服务、对藏品管理工作有一定了解的单位,是必须要考虑的。经了解,本馆选择了广州市经纬信息有限公司为合作伙伴,并签订合作开发协议书。

(四)反复磋商系统功能。经过对上述各步骤的论证、分析、比较后,开发藏品管理系统的性能如何,不仅影响整个系统运行的稳定性、安全性和可靠性,而且直接关系到博物馆的现代化建设和发展。这就要求在开发系统的过程中,要注意(1)用户权限管理功能要强,切实保证数据库的安全。管理员级别不同,获得的信息不同。比如,一级管理员可以获取藏品的存放位置,别人无法获知。设有口令管理,非藏品管理用户只能进行计算机藏品信息数据库的检索,在检索时,只能提供浏览信息,不能作任何更改。(2)简洁而美观的用户界面,人机要友好。(3)方便数据导入和数据增、删、改。(4)使用、操作简单明了,并要有后备高级检索方式,以满足不同层次的用户需要。比如,博物馆之友的郑文键,在捐给我馆《前哨》、《响导》刊物前,想了解一下我馆对该刊物的收藏情况;广东省钱币协会计划出书,要了解和看一看我馆收藏钱币的情况和钱币的式样等等。在文物的利用过程中会遇到各种各样的问题,根据这些情况,我馆将管理系统检索的类别划分为“分类号”、“名称”、“时间”、“质地”等20多种,并且上述各类别的检索可以灵活地结合使用。(5)打印方便灵活多样。博物馆在工作中经常会遇到上报或展览需要的各种清单。如去年举办广州市文物工作五年成果展,需要的藏品信息多种多样,不仅每件藏品质地大小尺寸要清楚,而且来源、捐赠人或单位等也要一目了然。当时我馆的管理系统还没有正式使用,仅为了完成这项任务,就花费了很多时间。如果有藏品信息齐全的管理系统就可随意选择,任意打印,就可以带来许多方便。(6)较高的查全率和查准率。(7)信息要全方位化。系统的文物档案数据库,不仅文档部分要数字化,而且还应包括高精度的二维平面图像。图像可作分级放大,局部细致观察。(8)升级方便。当需要时,可扩展到网络版本,原数据可完全保留。

二、系统建设的基本保证

要想实现自动化、网络化、数字化及数字化博物馆,彻底实现从传统的手工帐目登记、编目(包括文物档案、卡片、图像)、提用(包括展览、研究、修复、拍照等)到藏品实现计算机管理,是工作手段的根本性转变,是一个庞大的工程,是一个艰辛工作过程。它离不开领导的支持,群众帮助,博物馆同行的共同努力。

(一)领导的重视,是开展工作的第一步。和许多工作一样,藏品管理系统建设更需要领导的支持。因为只有领导的重视,才有人力和财力的保障。我馆连续三年将该项工作列入工作计划,并给文物仓库配备了计算机、打印机、扫描仪等设备,在与广州市经纬信息有限公司开发管理系统时,迅速批了10000。这些给操作该项工作的同志以极大的鼓励。

(二)克服困难,知难而进的决心。人们往往容易满足和安于现状,习惯于从事传统的手工操作。实现计算器管理太麻烦,制作和采集数据工作量大,特别是平面或立体数值化采集和转换时无法用一个设备一种技术来完成,再加上藏品管理上的特殊操作规定,更增加了信息的采集难度。如果抱着急功近利和一蹴而就的思想是行不通的。其实,计算机的采集工作,从另一方面来说,又是一劳永逸的。若时间和人员有限,可将采集工作分步骤进行。目前,我馆只是对10000多件藏品的名称、质地、年代等7项数据进行计算机的输入,还有大量的采集工作需要完成。若单位条件允许,可以多投入一些人力,以增加工作效率。象故宫博物院,馆藏台帐登入统计系统局域网由1台服务器、4台校对用PC机、20多台登录用的PC机和1台打印机组成。两人同时输入相同的台帐数据,通过对比校对无误后进入数据库,同时打印出清晰规范的台帐统计报表。

(三)彼此协调,共同发展。一个单位的藏品总是有限的,为了将人类几千年来漫长的文明史比较全面、系统地提供给研究人员和观众,实现藏品系统跨单位的联合方式,从而促进各博物馆信息资源共享,是时代发展的总趋势。早在1999年7月13日,《人民日报》就发表了题为《广州具备信息发布现代化的条件》的文章。作者从广州的经济、人口素质、计算机设备和普及程度、通信基础设施等方面分析了广州市建立和利用数字化、网络化的良好基础。时至今日,政府上网工程建设取得了较大成效。作为广州文化建设一部分的博物馆工作,特别是藏品的信息利用工作,大部分还停留在手工操作上,藏品资源不能共享。仅是个别的博物馆在展场放置触摸屏,把极少部分文物做了简单的信息处理,许多博物馆的藏品信息化则刚刚起步,离博物馆藏品实现信息资源共享的目标还相差甚远。可以相信,只要有文物主管部门的重视,从实际出发,将各博物馆保管部人员的工作协调起来,共同参与,充分利用各博物馆现有的藏品管理系统,经济上多方统筹(博物馆各出一点),藏品资源共享、资源库群的建设问题,一定能得到解决。这样,就可以避免博物馆各自为战,自编或购买的系统软件标准不一,数据库建设速度不均,导致各馆之间的数据不能转换、连接、检索和利用,影响藏品资源共享局面形成。广州市档案局利用档案达标的大好契机,要求各达标的单位,档案信息一定要实现计算机管理。目前,绝大多数单位都用了darms文档资料管理系统,为今后实现档案资源共享打下了坚实的基础。这确是一个成功的例子,值得我们借鉴。

目前,很多单位的馆藏品计算机管理系统才刚刚起步,还有一些功能需要完善或增加,如三维、四维数值化技术、古文献数据库等功能。但是,在科学技术日新月异的今天,只有不断地学习,不断调整工作思路,时刻关注工作碰到的每一个技术难题,就能跟上时代的步伐,推进博物馆事业的蓬勃发展。 
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