您所在的位置:首页>>学术研究>>历史出版作品库
栏目导航
热点藏品
著作名称 编 者 出版社 出版时间 获奖情况 《张
最近更新
办公室的建设是博物馆建设的重要一环

关玲玲

任何单位、企业,无论是国有、集体、私营、合资、独资,但凡内部与外界往来都设有一个处理日常行政事务的机构,我们一般把它称为办公室。办公室主要作用应是贯彻上级下达以及承担单位领导决策后的有关行政事务具体运作和管理,沟通和协调好内部与外界的纵横关系,解决工作中的问题,达到保障单位工作任务顺利完成的目的,它是单位的后勤部门内部实现管理规范化和具体化的主要工作机构。它运作的好坏,直接关系到单位的内部管理与发展的好坏。所以,建设一个有高度责任感的、有效率的、有生气的、有知识的行政管理办公室,是单位正常运作发展的关键。就此问题,通过自己几年来从事办公室的感受,谈一谈自己的一些看法。

1.工作人员的素质,决定了办公室工作的质量。

办公室人员的素质,直接关系到工作质量,而且无论机构的大小,必要的数量又是运作的保障。博物馆机构小,职工少,办公室相应人员也少,属于精小大全且综合性较强的部门。但是,麻雀虽小,五脏俱全,需要配备主任、财务、总务等人员工作才能得以正常开展。

配置人员的素质如何,是工作运作好坏的关键。不是所有的人都能胜任办公室工作的。办公室的工作与专业研究有着很大的不同,前者应该是多面手,除了一技之长以外,还要会做许多种事务,综合知识较强。后者只是单一的专门领域研究。所以,在办公室里工作就必须具有手勤、眼灵、腿快、口齿伶俐、对所在单位和相关单位的工作以及人员相互之间的关系要有操作协调的能力。换言之,他(她)们是能说会干的实干家才行。办公室里配备人员要基本具备上述能力,工作起来才能默契配合,且效率高。

2.领导工作作风的认识。

既然办公室是单位的中心枢纽,其部门领导是十分关键的。首先,他(她)应具备较为丰富的知识,有积极进取的工作态度,有正义感,有强烈的责任心,有公关的技能和技巧,有修养,有仪态,还要有实干的精神。总之,工作雷厉风行,认真负责,不文过饰非,对下属奖惩分明,关系融洽,能紧密配合,不满上欺下是该部门领导应具备的优良作风。只有这样,上能放心,下能服众,工作起来自然得心应手。从最基本工作做起,勇于开拓,敢于负责,才能在领导岗位上更好地发挥作用。

在这几年的办公室工作中,办公室运作良好,解决了一些多年以来的老大难题,工作效率大有提高,尤其是对下属几个开放点,保障他们的正常对外开放,及时解决他们工作中遇到的困难,诸如厕所漏水、电路短路、水管坏了、风扇不转等等;另外,简化一些办事程序,如派车,由办公室直接安排,减轻了馆领导的工作负担,又发挥了办公室的功能。

3.现代化办公室设施是提高办公室效率的可靠保障。

随着社会的发展,以及现代化程度的提高,过去依靠手抄脚跑的方式方法已经不能适应工作的需要了。为此,办公室应逐步开始向着现代化办公方向发展,配备必要的现代化设施,如电脑、传真机等,解决了用手写文,送、取文件来回跑的落后做法,减轻了各部门工作人员的工作压力和负担,提高了办事效率。所以,过去常送取文件的同志深有体会地说:有了传真机真好,不用我们来回跑腿了;有电脑后,文章修改后也不用重新抄写了。总之,办公效率提高了,使我馆的发展也出现了生机勃勃的景象,随着现代化的实施,将来一定会更好。

4.协调好各方面的关系是办公室运作顺利的关键。

由于办公室的特殊位置决定了它特殊的人际关系和部门关系范畴。办公室不应是单纯的领导的传话筒,也不能因为与领导比较接近而凌驾于其他部门之上。这就需要办公室的工作人员能注意协调好这些关系。同时,办公室还需要协调好与外单位工作上的来往关系,在社会上树立本单位的良好形象。

办公室协调工作的内容主要分为两种。

⑴内部关系的协调。它是一种横向关系的协调,一是包括办公室本身内部的工作协调;二是本单位各部门各种工作关系的协调。办公室内部,若要充分调动每个员工的积极性,做到既有明确分工,又能互相配合,拾遗补缺,始终保证办公室这部机器的高效正常运转,就需要协调作为润滑剂。从各部门来讲,理顺各部门的工作关系和工作程序,尽可能完善运作机制,使各部门能紧紧围绕本单位工作的中心任务和总目标协调一致的开展工作。总之,协调好内部关系是办公室工作的重头戏,应下大力气抓好。

⑵上下关系的协调。上下关系即纵向关系,包括与上级领导和与各部门之间的关系。上下关系的协调也是管理层次之间通过信息传递实现双向沟通,上下协调一致,其主要任务是根据本单位制定的方针政策以及单位在某个时间段的重大工作部署,使上下级思想行为等统一到正确轨道上来,进而统一步调,完成共同的目标和任务,同时把下面需要上级领导解决的问题和工作情况向上反映,达到协调一致的目的。

办公室要做好协调工作需要注意以下原则:实事求是原则,一切从实际出发,能抓住问题的主要矛盾,坚持以事实为依据,不以主观愿望代替客观实际;思想领先原则,在就事论事的同时要注意就事论理,引导和教育协调对象摆正局部利益与整体利益的关系,顾大局,讲团结;按领导意图办事原则,这并不要求办公室只是单纯的传声,领导之所以成为领导,是因为其能力与思想在一般员工之上,他(她)能从整体出发,把握大局,因此,办公室在办事之前,要将领导的意图吃准摸透,只有这样才能提高办公室的办事效率;沟通信息原则,准确、及时、完整的信息是实现有效协调的保证,在协调过程中,及时沟通协调者与被协调者的信息,并做好反馈信息的综合处理;协商解决的原则,办公室在做协调工作时要善于同被协调者商量,充分尊重被协调的各方,不能凌驾于被协调各方之上,强令行事,以平等的态度相待,以取得共同的认识。

5.加强与外界的联系是博物馆走向现代社会的必然趋势。

办公室肩负着对外联络的工作,所以与外界进行广泛联络是必不可少的。而领导本身所负任务也十分重大。能否打开博物馆所给予人们的旧感觉,打开博物馆走向社会的通道,与办公室也有着相当大的关系,与领导的思维方式有不可分割的联系。与外界建立良好的社会关系,有助于塑造本单位良好的社会形象和组织形象,实现与观众及与其他单位双向信息交流,以达到对本单位的决策起到参谋的目的。

总之,办公室虽不属于业务部门,但是,在具体的工作实践中,它的作用是其它部门无法取代的。做好办公室工作,对加强博物馆的建设,树立良好的社会品牌有着重要作用。

版权所有© 广东革命历史博物馆 ©2009 GuangDong Museum Of Revolutionary History. All rights reserved. 粤ICP备12088875号